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Trends & Themen

  • Neue Kasse Pflicht − ab 1.Januar 2017

    Die Finanzämter erweitern ihre Prüf- und Anforderungskriterien stetig und beharrlich in Richtung „gläsernes Unternehmen“. In österreich gibt es seit 2016 bereits die Registrierkassenplicht. In Deutschland werden ab dem 1.1.2017 neue und erweiterte Anforderungen an die Kasse verpflichtend. Vor allem die Aufzeichnung, Bereitstellung und Abfrage der Daten für das Finanzamt macht es erforderlich, dass wir unsere Kassensoftware überarbeitet haben. Bei der Entwicklung der neuen Kassen haben wir darauf geachtet, dass es für die Mitarbeiter im Servicebereich bei den Buchungen und dem Kassiervorgang keine wesentlichen änderungen gibt. Damit kann der Mitarbeiter im Servicebereich mit der neuen Kasse wie gewohnt weiterarbeiten. Bei den Auswertungen und den Tagesabschlüssen gibt es änderungen in den Arbeitsabläufen und in der Menuestruktur. Damit Sie und Ihre Mitarbeiter auf die Umstellung der Kasse gut vorbereitet sind, werden wir bis zum Ende des Jahres bundesweit Workshops anbieten und entsprechende Schulungsunterlagen zur Verfügung stellen. Die Umstellung auf die neue Kasse wird bis zum Ende des Jahres für alle Kunden aus Deutschland sukzessive durchgeführt. Bei der Umstellung brauchen wir Ihre Unterstützung und Zuarbeit. Wir werden Sie anschreiben und darüber informieren welche Informationen wir von Ihnen bzw. ihrem Steuerberater benötigen.

     

    Welche Anforderungen kommen ab 1.1.2017 auf mich zu?

    Auch das Finanzamt wird digitalisiert. Und damit die Prüfer es zukünftig einfacher haben, hat das Bundesfinanzministerium (BMF) neue Anforderungen an die Aufbewahrung elektronischer Daten und Belege formuliert. Im Schreiben zu den „Grundsätzen ordnungsgemäßer Führung und Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischer Form sowie Datenzugriff“ kurz GoBD sind dazu konkrete Handlungs-anweisungen genannt. Vor allem werden für Kassen folgende Punkte gefordert.

    • Es muss erkennbar sein, dass die Eingaben unveränderbar festgeschrieben sind
    • Kassendaten müssen der Finanzverwaltung in Betriebsprüfungsfällen elektronisch zur Verfügung gestellt werden

     

    Muss ich ab 1.1.2017 mit der neuen Kasse arbeiten?

    Ja, es ist zwingend erforderlich. Bei Prüfungen des Finanzamtes müssen Sie den Finanzbehörden die erforderlichen Zahlen zur Verfügung stellen. Falls sie das nicht können, werden sie geschätzt, was in der Regel eine Steuernachzahlung zur Folge hat.

     

    Wie erfolgt die Umstellung auf die neue Kasse?

    Zur Erfassung des Kassengeschehens müssen die vorhandenen Kassen vorab eingerichtet werden. Dazu benötigen wir Ihre Unterstützung. Wir brauchen von Ihnen die Bezeichnungen der von Ihrer Buchhaltung bzw. Steuerberatung verwendeten Buchungskonten und die ob Sie IST- oder SOLL Besteuerer sind. Dazu werden wir Ihnen in den nächsten Wochen eine Checkliste zusenden, die Sie am besten zusammen mit Ihrem Steuerberater ausfüllen. Wir bereiten dann die Umstellung für Sie vor und vereinbaren mit Ihnen einen Umstellungstermin.

     

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    Stand: Jun 2016
  • Vertragskündigung bald ohne Unterschrift zulässig

    Der Bundestag hat bereits am 17. Februar diesen Jahres eine Gesetzesänderung zur Verbesserung der zivilrechtlichen Durchsetzung von verbraucherschützenden Vorschriften des Datenschutzrechtes beschlossen, die ab dem 01. Oktober gültig wird (§ 309 Nr. 13 BGB). Die Auswirkungen dieser änderung sind für alle Verbraucherverträge und damit auch für die Fitnessbranche relevant.

    Bisher war für die Kündigung eines Vertrags in der Regel eine Unterschrift notwendig, sofern in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen auf die sogenannte Schriftform hingewiesen wurde. Ab dem 01. Oktober reicht für eine Kündigung ein einfaches, nicht unterschriebenes Schriftstück, zum Beispiel eine E-Mail oder ein Telefax. Diese Möglichkeit einer Kündigung ohne Unterschrift bezeichnet der Jurist als Textform.

     

    Anpassung der Neuverträge

    Zudem müssen Vertragsbedingungen für neue Regelungen ab dem 01. Oktober geändert werden, sofern diese auf eine Kündigung per Schriftform verweisen, da diese Klausel dann ungültig sein wird. Als Studiobetreiber sollten Sie also schnellstmöglich Vertragsformulare abändern, um keine Abmahnung zu riskieren. Ab dem 1. Oktober sollte es heißen: „Die Kündigung muss in Textform erfolgen“.

     

    Eindeutige Identifizierung fraglich

    Hintergrund für die Anpassung war laut Gesetzesbegründung der Befund, dass Verbraucher den Hinweis auf die Schriftform in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen häufig falsch verstanden hätten. Nun reicht die Textform bei einer Erklärung mit Vertragsbezug aus, sofern erkennbar ist, wer die Erklärung abgegeben hat. Sensible Daten sollten also besser nicht in die Hände Dritter gelangen, denn diese neue Art von bindenden Benachrichtigungen könnten dann sehr leicht missbraucht werden. Ob sich da der Gesetzgeber ausreichend Gedanken gemacht hat, wird die nahe Zukunft zeigen.

     

    Quelle: F&G - Fitness & Gesundheit

     

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    Stand: Jun 2016
  • Datenverlust vermeiden - Hinweise für eine erfolgreiche Datensicherung

    Sie wird solange vernachlässigt, bis es zu spät ist: die Datensicherung. Wer schon mal einen Datenverlust erlitten hat, muss sich gezwungenermaßen mit Backup-Strategien beschäftigen.

     

    Ob Hardware- oder Softwaredefekt – es gibt viele Gründe, warum Familienfotos, aber auch wichtige Kundendokumente im digitalen Nirvana verschwinden können. Natürlich gibt es auch Möglichkeiten, Daten wiederherzustellen, sie sind aber nicht immer zuverlässig und dazu nerven- und zeitraubend.

     

    Egal ob privat oder im Unternehmensbereich: Daten sind wertvoll. Egal ob emotionaler oder materieller Wert: Daten müssen gesichert werden. Nun ist es nicht nur die Hardware allein, die entscheidend zum Erfolg einer Datensicherungsstrategie beiträgt, sondern der Sicherungs-Prozess muss auch durchdacht sein.

     

    Daher sollte die Datensicherungsstrategie folgende Punkte beantworten können:

     

    Wer sichert die Daten?
    Wann werden die Daten gesichert?
    Welche Daten sollen gesichert werden?
    Welche Methoden (Vollständig, Inkrementell, Differenziell) sollen eingesetzt werden?
    Wie werden die Daten gesichert?
    Welches Medium soll genutzt werden?
    Wo werden die Backups aufbewahrt?
    Wann wird die Datensicherung überprüft?
    Welche Daten sollen überhaupt gesichert werden?

     

    Gerade die Frage, welche Daten genau gesichert werden müssen, ist entscheidend. Im Privatbereich kann es ausreichen, wenn ihr „nur“ Fotos sichert – für ein Unternehmen wird das nicht ausreichend sein. So muss zwischen Dokumenten, Applikationsdaten (wie zum Beispiel die aidoo Datenbank ) oder sogar einem System-Snapshot, welcher die Einstellungen des Betriebssystems enthält, unterschieden werden.

     

    Darüber hinaus sind im Unternehmensbereich noch folgende Fragen ausschlaggebend:

     

    Wie lange müssen Datensicherungen aufbewahrt werden?
    Wie schütze ich die Datensicherungen von außen? (Diebstahl et cetera)
    Habe ich meine Mitarbeiter über die potentiellen Gefahrenquellen informiert?
    Sind die Datensicherungen ausfallsicher?

     

    Gerade die letzte Frage ist eine sehr spannende. Denn nichts ist schlimmer als auf ein Backup zugreifen zu wollen, auf das aufgrund eines Hardwaredefekts nicht zugegriffen werden kann. Von daher empfiehlt es sich, Daten, wenn möglich, auch in der Cloud oder externen Server zu sichern, um auf diese von außen zugreifen zu können.

     

    Fazit:

     

    Generell gilt: Die Datensicherungsstrategie ist erst sinnvoll, wenn sie ausgiebig getestet wurde und Daten auch nach einem Worst-Case-Szenario wiederhergestellt werden können. Es sollte vermieden werden, sich auf nur ein System zu verlassen.

     

    Eine Zusammenfassung der wichtigsten Grundsätze für eine erfolgreiche Datensicherung, finden Sie in unserem Downloadbereich. Wir haben die aus unserer Sicht wichtigsten 8 Regeln für eine erfolgreiche Datensicherung kurz zusammengefasst.

     

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    Stand: Dez 2016
  • Neue Datenschutzverordnung ab 2018

    Nach jahrelanger Debatte verabschiedete das EU-Parlament die Reform des Europäischen Datenschutzrechts. Ab 2018 gelten neue Spielregeln, die besonders den Privatverbraucher stärken und Unternehmen im Fall eines Datenschutzverstoßes stärker bestrafen sollen. Wir stellen die wichtigsten Punkte vor.

     

    Die finale Entwurfsfaßung der neuen EU-Datenschutzgrundverordnung lag beinahe zwei Jahre auf Eis, bevor sie jetzt vom EU-Parlament angenommen wurde. Die 28 EU-Staaten sollen die Vorgaben ab 2018 umsetzen und für mehr Transparenz bei EU-Bürgern über den Umgang mit den erfaßten und gespeicherten persönlichen Daten gerade im Internet sorgen. Die Datenmitnahme von einem Onlineservice zum anderen soll vereinfacht, Jugendlichen und Kindern unter 16 Jahren die Nutzung der Dienste erschwert werden. Wenn ein Unternehmen gegen die Vorschriften verstößt, werden Geldbußen von bis zu vier Prozent des Jahresumsatzes fällig, eine frühere Entwurfsversion hatte hier noch nur zwei Prozent vorgesehen.

     

    Das sind die wichtigsten Änderungen in der Kurzfassung:

     

    Ein Gesetz für alle

    EU-weit gelten die gleichen Datenschutzregeln. Das bedeutet auch eine gestiegene Verantwortung und Haftung für alle, die persönliche Daten verarbeiten.

     

    Recht auf Vergeßen

    Wollen Nutzer ihre Daten nicht weiter verarbeitet sehen, werden diese gelöscht - vorausgesetzt, es spricht aus juristischer Sicht nichts dagegen.

     

    Opt-in statt Opt-out

    Sollen persönliche Daten verabeitet werden, müßen Nutzer aktiv zustimmen (und nicht aktiv widersprechen wie bisher).

     

    Recht auf Transparenz

    Nutzer haben ein Recht auf Transparenz - sie dürfen erfahren, welche Daten über sie gesammelt und wie diese verarbeitet werden

     

    Zugang und Portabilität

    Der Zugang zu den bei Dritten über einen selbst gespeicherten Daten soll einfacher möglich sein. Zudem ist die Dartenportabilität zu gewährleisten - also sicherzustellen, daß persönliche Informationen leichter von einem Dienstanbieter zu einem anderen übertragen werden können.

     

    Schnellere Meldung

    Tritt ein Datenverlust auf, müßen Unternehmen und Organisationen im Regelfall binnen 24 Stunden, mindestens aber so schnell wie möglich ihrer behördlichen Meldepflicht nachkommen.

     

    Weniger Behördenchaos

    Unternehmen müßen sich nur noch mit einer einzigen Aufsichtsbehörde auseinandersetzen - und zwar dort, wo sie ihren Hauptsitz haben.

     

    Grenzübergreifend

    Privatanwender dürfen jeden Fall von Datenmißbrauch an ihre nationale Aufsichtsbehörde melden - selbst dann, wenn die betroffenen Daten im Ausland verarbeitet wurden.

     

    Erweiterter Geltungsbereich

    Die EU-Richtlinie gilt auch für Unternehmen, die keinen Sitz in der EU haben, sobald sie Waren oder Dienstleistungen in der EU anbieten oder auch nur Online-Marktforschung unter EU-Bürgern betreiben.

     

    Höhere Bußgelder

    Verstößt ein Unternehmen gegen die Datenschutzbestimmungen, droht ein Bußgeld in Höhe von bis zu vier Prozent des Jahresumsatzes.

     

    Bürokratieabbau

    Administrative Umstände wie Meldepflichten für Unternehmen, die persönliche Daten verarbeiten, entfallen.

     

    Erst ab 16

    Die rechtswirksame Anmeldung bei Internetnetservices wie Facebook oder Instagr.am soll Jugendlichen im Regelfall erst ab 16 Jahren möglich sein - weil sie erst ab diesem Lebensalter eine gültige Einwilligung in die Verarbeitung ihrer persönlichen Daten geben können. Nationale Gesetze sollen laut Datenschutzverordnung hier aber Ausnahmen möglich machen.

     

    Stärkung der nationalen Aufsichtsbehörden

    Nationale Datenschutzbehörden werden in ihren Kompetenzen gestärkt, so daß sie die neuen EU-Regeln beßer umsetzen können. Unter anderem dürfen sie einzelnen Unternehmen verbieten, Daten zu verarbeiten. können bestimmte Datenflüße stoppen und Bußgelder gegen Unternehmen verhängen, die bis zu zwei Prozent der jeweiligen weltweiten Jahreseinkünfte betragen. Darüber hinaus dürfen sie Gerichtsverfahren in Datenschutzfragen anstrengen.

     

    Auch hier erwartet uns als Softwareunternehmen wie bereits mit der neuen Registrierkassenverordnung ein spannendes Thema. Natürlich werden wir die neuen Gesetzesvorschriften in unsere Entwicklung einfließen lassen, damit unsere Produkte und Lösungen den neuen Anforderungen entsprechen.

     

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    Stand: Jul 2017
Aidoo Software GmbH
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