Wir machen den Wechsel leicht …
Ein Softwarewechsel ist eine enorme Herausforderung. Die Daten müssen möglichst umfangreich sowie genau aus dem alten System müssen möglichst umfangreich übernommen und geprüft werden. Die Hardware muss neu konfiguriert und alle Mitarbeiter geschult werden.
Um den Wechsel von easySolution zu Aidoo Software möglichst reibungslos zu gestalten, haben wir neben der umfangreichen Datenübernahme auch einen sehr genauen Onboarding-Prozess entwickelt.
Das Einsparpotential bei Arbeits-, Zeit- und letztlich Personalaufwand für diesen komplexen Prozess liegt dabei um circa 95% – das ist bei manueller Bearbeitung all dieser Daten natürlich enorm.*
Im ersten Step übernehmen wir alle relevanten Daten aus der easySolution Software und übertragen diese automatisiert in die Aidoo Software:
- Mitgliedsstammdaten (Vorname, Name, Anschrift, Geburtsdatum, Kartennummer und Tel.-/Mobilnummern)
- Mitgliedsfotos
- Mitgliedsbemerkungen und Mitgliedsnotizen
- Bankverbindungen der Mitglieder (Mandatsreferenz, BIC, IBAN und Kontonummer)
- EGYM-Verknüpfung der Mitglieder
- Check-Ins der Mitglieder (Datum, Uhrzeit, Check-In und Check-Out)
- Alle Dokumente der Mitglieder (Corona-Status-Dokumente, E-Mail-Anhänge und hinterlegte Dokumente)
- Vergangene und zukünftige Termine der Mitglieder mit zugeordnetem Mitarbeiter (Terminbezeichnung, Terminart und Termindauer)
- Verträge der Mitglieder (Bezeichnung, Beginn, Ende, Kündigungsfrist, Verlängerung, Kündigungsstatus und Zahlungsart)
- Beitragskalender (Zahlart, Beträge, Beginn, Ende, Bezahlt oder offen)
- Bezahlungen der Beiträge (Beträge, Datum, Zahlart)
- Ruhezeiten (Beginn, Ende, Anpassung der Beiträge)
- Lastschriftgruppen
- Trainings-Informationen
- Zusatzfelder
- Mitarbeiterdaten (Vorname, Name, Anschrift)
- Gesetzliche Vertreter
- Personenkategorien
- Personengruppe
- Mahnstufe des Mitglieds
- Betreuungsaufgaben (Wiedervorlagen)
- Offene Gebühren (Rücklastschriften, Mahngebühren)
- Auf Wunsch auch das Forderungsmanagement aus der EASY Software
Hier kommen einige FAQs zum Softwarewechsel:
Wie läuft die Datenübernahme bei Aidoo Software ab?
Nach Vertragsbestätigung, sowie einem Hardwarecheck starten wir als Vorbereitung mit der ersten Schulung der Aidoo Software und Verwaltung.
Die Übertragung der ESB-Datei ist dann der richtige Startschuss. Danach gehen wir gemeinsam in die Datenprüfung, Bearbeitung von Verträgen, SEPA-Einzügen, Kündigungen etc. und Aidoo Sales. Im Anschluss folgt die Deaktivierung des alten Systems, die Systeminstallation durch einen Aidoo Mitarbeiter vor Ort sowie weitere Schulungen für Check-In/Check-out, Automaten- /Zugangseinschränkungen. Falls gebucht, werden dann die Aidoo Onlinemodule eingerichtet.
Wie lange dauert die Datenübernahme?
Für den gesamten Ablauf ab Übertragung der ESB-Datei planen wir einen Zeitraum von circa 3 Wochen ein. Starten tun wir in der Regel schon zwei Wochen vorher – denn da schulen wir Eure Mitarbeiter in Basis Wissen der Aidoo Manage. So kann ab Datenübertragung quasi übergangslos mit dem Daily Business im Studio gestartet werden.
Werden bestehende Verbindungen übernommen?
Wir bieten sehr viele Schnittstellen zu Partnern – so viele, dass wir dafür ein eigenes Paket haben: Aidoo CONNECT
In der Regel können die meisten Ihrer bestehenden Verbindungen also übernommen werden. Sollte eine bei Ihnen bestehende Schnittstelle noch nicht bei uns vorhanden sein, sprechen wir gerne darüber.
Wo werden die Daten gespeichert?
Wir bieten mehr als eine Lösung für die Speicherung Ihrer Daten an: auf einem lokalen Server, in Ihrem Unternehmen oder in der Cloud.
Die Vorteile der Speicherung in der Cloud:
- Daten sicher gehostet
- Automatische Backups inbegriffen
- Server ist immer auf dem aktuellen Stand
Welche Systemvoraussetzungen müssen erfüllt werden?
Server:
Arbeitsspeicher mind. 16 GB
Festplatten SSD Platten
RAID System (EMPFOHLEN)
Prozessor i7
Die Aidoo Software kann auch auf einem Terminalserver installiert werden. In diesem Fall müssen die Arbeitsplätze nicht auf jedem Rechner einzeln und neu installiert werden.
Jeder Mitarbeiter kann sich an jedem Client in seine Session einloggen und sich darin in der Aidoo Software anmelden bzw. da weiterarbeiten wo er vorher aufgehört hat.
Arbeitsplätze:
Hier genügt jeder handelsübliche PC; es wird lediglich eine Mindestauflösung von 1900×1080 empfohlen.
Kann ich mir die Aidoo Software vorher anschauen?
Unsere Software bietet umfassende Möglichkeiten und Lösungen – welche das genau sind und wie man das volle Potential aus unserem Angebot schöpft, zeigen wir gern bei einer Software-Präsentation. Einfach HIER eine Online Software Präsentation vereinbaren.
Sie haben weitere Fragen? Vereinbaren Sie direkt einen Termin mit uns und schauen Sie sich an, was andere Kunden zum Softwarewechsel bei Aidoo sagen.
